第11回 WordPressで共同作業を効率的にこなす!

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WordPressの共同作業とは?

上司と部下、複数の社内担当者または複数の社外の取引先で、ひとつのWordPressの仕組みを共有して、早く正しく作業を進めることが共同作業です。

サイトが比較的小規模の場合には、共同で作業を考える必要はありません。ただ企業のサイトは、本業の事業拡大とともに、ページ数が急増するものです。そのような場合に、ひとりですべてを取り仕切るのは、現実的ではありません。

この作業量とともに、作業の権限も分散する必要が出てきます。そこで、社員の職制などに応じて、WordPressでの権限を設定します。例えば、一般社員が記事を作成し、課長がチェックしインターネット上に公開することが可能になります。

設定方法

そもそもWordPressでの作業は、まずはユーザー名とパスワードでログインするところから始まります。もし、ひとつWordPressひとりのユーザーがしか登録できないとするとどうなるでしょうか。その場合、責任と作業分担があいまいなり、運営上問題がでてきます。

それを回避するために、WordPressでは以下の権限をもつ、複数のユーザーを設定することができます。ひとりのユーザーに対して、適切な権限を下記の表から指定します。上位にいくほど、多くのことができます。

管理者 シングルサイト内のすべての管理機能にアクセスできるユーザー
編集者 他のユーザーの投稿を含むすべての投稿を発行、管理できるユーザー
投稿者 自身の投稿を発行、管理できるユーザー
寄稿者 自身の投稿を編集、管理できるが、発行はできないユーザー
購読者 プロファイル管理のみを実行できるユーザー

引用元 : WordPress Codex 日本語版 (https://wpdocs.osdn.jp/)

実際の設定は、WordPressの管理画面の「ユーザーの新規設定」にて、迷わずに行うことができると思います。

管理画面メニューのカスタマイズ

ここまでは、WordPressの基本機能のなかで設定できます。困ったことは、どのユーザーにも同じ管理画面メニューが表示されるということです。各ユーザーには余分なメニューも含めてすべて表示され、混乱と間違いのもとになります。

これらを回避するために、筆者はWP Admin UI Customizeというプラグインを導入しています。ユーザーの権限毎に、表示するメニューをあらかじめ絞って、それ以外を消してしまい、誤用を防ぎます。

社外の取引先との共同作業では、知られたくない設定情報がある場合には、このプラグインが有益です。

応用例!こうすればさらに効率アップ!

●応用例1 サイトに掲載する記事を外注する場合
既存のサイトに関連情報を盛り込んで、価値をあげSEO対策をする場合があります。この記事を社員が作成するのではなく、外注する場合に共同作業の仕組みを利用すれば、効率がアップします。

具体的には、入稿を依頼する場合にWordデータやテキストデータを、メールに添付してもらう代わりに、WordPressの新規ユーザーを発行して、直接投稿してもらうようにします。写真や画像、またその他の必要な設定も委託しましょう。

公開のための記事投稿のチェックとその公開の操作は、社員が行います。これが共同作業の第一の応用例です。

●応用例2 セミナー参加者募集サイトの記事を更新する場合
セミナーの講師が複数いる場合に、講師毎に専用ページを作成します。講師は自身のページだけを都度更新し、公開します。

この方法により講師の責任と権限で、行事の日程や内容の更新を即座に実施することができます。いろいろなイベントに使えるテクニックです。これが共同作業の第二の応用例です。

まとめ

ここまでいかがでしたでしょうか。WordPressの基本機能とプラグインを活用することにより、複数のユーザーでの共同作業が可能となります。スピードと正確さが改善し、作業効率があがります。業務の改善にもつながります。ぜひ考慮されてみてはいかがでしょうか。